Ab kommenden Jahr stehen bei der elektronischen Rechnungsstellung wichtige Neuerungen an, auf die sich Unternehmen bereits jetzt vorbereiten sollten. Zum 1. Januar 2025 wird die verpflichtende E-Rechnung für den inländischen Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen eingeführt. Während bisher Papierrechnungen Vorrang hatten, werden diese in den nächsten Jahren nun durch E-Rechnungen abgelöst und der Zahl und die Rechnungsstellung weiter digitalisiert. Ab Januar 2025 müssen Unternehmen somit technisch in der Lage sein, beispielsweise mithilfe von Buchhaltungssoftware, E-Rechnungen zu empfangen.
Diese Regelung gilt für Business-to-Business-Rechnungen (B2B) von in Deutschland ansässigen Unternehmen und damit auch für kleine und mittlere Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen können jedoch auch weiterhin in Papierform erfolgen. Nur wenige Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Dazu zählen Kleinbetragsrechnungen für Gesamtbeträge unter 250 Euro, Fahrausweise sowie steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes.
Galten bisher Rechnungen im PDF-Format als elektronische Rechnung, zählen diese mit Inkrafttreten der neuen enger gefassten Definition ab dem neuen Jahr nicht mehr zu E-Rechnungen. Künftig wird lediglich zwischen E-Rechnungen und sogenannten „sonstigen Rechnungen“ – den alt bekannten Rechnungen auf Papier oder in elektronischer Form wie PDF, TIFF oder Scan. Bei zulässigen E-Rechnungen handelt es sich dann um Rechnungen, die entsprechend der europäischen CEN-Norm EN 16931 in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und versandt werden, die maschinenlesbar sind und zugleich eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen. Beispiele für solche Formate sind unter anderem die XRechnung oder ZUGFeRD.
Während die allgemeine Empfangspflicht für E-Rechnungen ab Januar 2025 für alle Unternehmen gilt, gibt es Übergangsfristen für die elektronische Rechnungsstellung. Somit haben Unternehmen in einigen Fällen bis 2028 Zeit, um ihre Systeme auf die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen anzupassen. Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers neben E-Rechnungen auch weiterhin Papierrechnungen sowie elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (zum Beispiel PDF-Dateien) ausstellen. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz unter 800.000 Euro im Kalenderjahr 2026 haben sogar bis zum 31. Dezember 2027 Zeit, auf den Versand von E-Rechnungen umzustellen. Ab Januar 2028 gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen ausnahmslos für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Auch wenn für den Versand von E-Rechnungen großzügige Übergangsfristen gelten, sollten Händler bis Jahresbeginn dringend überprüfen, ob sie bereits in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, wenn die E-Rechnungspflicht in Kraft tritt. Auch die Rechnungsprozesse sollten nun angepasst werden, um einen reibungslosen Übergang auf den Versand und Empfang von E-Rechnungen sicherzustellen.